Helaas ben je als ondernemer vaak te veel bezig met de administratie en te weinig met echt ondernemen. Dit geldt niet alleen voor een goede boekhouding, maar ook voor de personeelsadministratie. Ik merkte dit toen de laatste paar jaren mijn bedrijf zeer snel groeide van vijf naar veertig personeelsleden. Met vijf personeelsleden deed ik nog alle planningen en administratie zoveel mogelijk zelf. Als ondernemer is het soms lastig om dingen uit handen te geven, je hebt graag zelf alle controle. Maar om te groeien moet je soms bepaalde aspecten anders regelen, of aan andere mensen overlaten. Al snel zocht ik een boekhoudkantoor dat de boekhouding voor mij kon overnemen. Ik merkte dat met een goede boekhouder het mogelijk bleef om gemakkelijk de resultaten in te zien en de boekhouding bleef overzichtelijk. Dit beviel mij zo goed dat ik de personeelsadministratie ook anders wilde regelen. Een goede personeelsadministratie is niet alleen belangrijk voor de ondernemer, maar ook voor het personeel. Als je als medewerker bijvoorbeeld wilt weten hoeveel dagen je nog kan opnemen, dan moet je hier snel antwoord op kunnen krijgen. Bij de groei naar tien personeelsleden merkte ik dat het niet meer mogelijk voor mij was om de personeelsadministratie te doen met excel bestanden en notities. De personeelsadministratie was onoverzichtelijk en er werden stomme fouten gemaakt. Ik nam iemand aan om dit gedeelte goed te regelen, want dit was niet iets wat ik wou laten uitbesteden.
Een nieuwe manier om de personeelsadministratie bij te houden
Samen met mijn nieuwe medewerker besloten we om de personeelsadministratie anders aan te pakken. We zochten een programma dat de administratie in een klap overzichtelijk kon maken. We maakten een overzicht van onze wensen voor het programma.
- Alle informatie moest in een programma staan
- Het moest gemakkelijk in omgang zijn
- Het moest een mogelijke groei van het bedrijf aankunnen
- Indien mogelijk ook toegankelijk voor het personeel om hun eigen gegevens in te zien
Met onze wensen hadden we verschillende bedrijven benadert en gelukkig waren er verschillende bedrijven die ons hiermee konden helpen. Toch bleken er grote verschillen te zitten tussen de bedrijven. De verschillen zaten voornamelijk in de kosten en de omgang met het systeem. Uiteindelijk besloten we om het programma van PersoneelsSysteem te testen. We konden het programma van dit bedrijf vinden op www.personeelssysteem.nl en dertig dagen testen, zodat we goed konden zien of het op onze wensen aansloot
PersoneelsSysteem had het juiste programma voor onze administratie
Tijdens de testperiode kregen wij een goed beeld van de mogelijkheden van dit programma. De omgang bleek erg gemakkelijk en mijn medewerkster had het programma al snel onder de knie. Zelf zou ik minder gebruik maken van het programma, maar ook ik merkte dat het gebruik erg intuïtief was. Zonder een overzicht kon ik gemakkelijk de gegevens vinden die ik zocht. We hadden een testperiode van dertig dagen, maar na twee weken hadden wij al besloten om over te gaan op dit systeem voor onze personeelsadministratie. Dit bleek een goede keuze, want onze administratie werd in een keer gemoderniseerd. De administratie werd veel overzichtelijker en het bijhouden kost minder tijd dan voorheen. Een groot voordeel is dat aanpassingen aan arbeidscontracten meteen in het systeem worden meegenomen. Na een beoordelingsgesprek slaan wij nu ook een samenvatting in het systeem op, zodat dit gemakkelijk is in te zien. Sinds wij met dit programma zijn begonnen is het bedrijf gegroeid naar meer dan veertig mensen. Zonder een modernisering van de bedrijfsadministratie hadden wij nooit zo snel kunnen groeien. Maar voor dit programma is de groei geen probleem en kunnen wij de aankomende jaren nog meer groeien.
